Програма TMS проти Excel: коли час перейти на спеціалізований софт

Програма TMS проти Excel. Тут ми розберемося, коли настав час перейти на спеціалізований софт. Отже…

Коротко: Excel виручає на старті, але зі зростанням логістики він починає гальмувати бізнес: помилки у формулах, втрачені версії, ручні погодження, нульова прозорість за термінами та витратами. Нижче — зрозумілі ознаки, що час йти на TMS, чек-лист вибору та акуратний план міграції без болю.

Чому Excel починає заважати

• Версійний хаос. Кілька файлів «результат_фінал_останній.xlsx»; хто править – незрозуміло, статус рейсу втрачається.
• Ручні помилки. Формули, що злетіли, і VLOOKUP призводять до невірної собівартості, невірних тарифів і зривів SLA.
• Немає живого статусу. Excel не знає про ETA, пробки, час навантаження/розвантаження, POD і фото-докази доставки.
• Погодження поштою. Ставки та рейси затверджуються листами та чатиками — довго і непрозоро.
• Звіти «заднім числом». KPI вважаються раз на тиждень, рішення приймаються пізно.

Коли Excel ще норм

Якщо у вас 1–2 водії, до десятка рейсів на тиждень та фіксовані напрямки, Excel допустимо як «пісочниця». Але навіть на цьому етапі варто закласти структуру даних та правила іменування, щоб міграція пройшла легше.

Симптоми, що час на TMS

1. Рейсов > 20–30 на день або кілька типів перевезень (доставка, міжсклад, дистрибуція).
2. Кілька підрядників та регулярні тендери/аукціони ставок.
3. Час критичний: вузькі вікна доставки, штрафи за запізнення, жорсткі SLA.
4. Потрібен онлайновий статус (GPS/телематика, ETA, повідомлення для клієнта).
5. Паперовий документообіг «жере» годинник, а документи, що закривають, губляться.
6. Зростає собівартість і немає прозорості, де саме ви втрачаєте гроші.

Що дає TMS порівняно з Excel

• Планування та маршрутизація: створення рейсів, автопідбір перевізника, оптимізація за часом/вартістю.
• Трекінг та ETA: онлайн-статуси, геопозиція, повідомлення, передиктивні запізнення.
• Мобільний додаток водія: завдання, треки, фото-POD, коментарі, офлайн-режим.
• Тарифікація та розрахунки: шаблони тарифів, додаткові послуги, автоматичний підрахунок собівартості.
• Документи та ЕДО: електронні накладні, статуси погоджень, єдине сховище.
• KPI та звіти: On-Time-Delivery, вартість на відвантаження, завантаження автопарку, порівняльний аналіз перевізників.
• Інтеграції: ERP/CRM/WMS, торгові майданчики, телематика, поштові шлюзи.

Швидкий чек-лист: Excel vs TMS

Як зрозуміти ROI від переходу на TMS

Візьміть останні 2–3 місяці і порахуйте:

• Години ручної роботи диспетчерів/бек-офісу (планування, погодження, зведення).
• Штрафи та витрати через запізнення/помилки.
• Вартість помилок даних (невірний тариф, забуті додаткові послуги, «зайві» пробіги).
• Конверсія SLA до і після пілота на TMS.

Навіть економія 10–15 хвилин на рейс при 30 рейсах на день — це 5–7,5 години операційного часу щодня. Помножте на ставку – отримайте щомісячний резерв економії.

Де провести пілот

Починати найбезпечніше з однієї категорії рейсів (наприклад, дистрибуція по регіону) та обмеженою кількістю підрядників. На етапі пілота важливіше навести лад у довідниках, статусах та SLA, ніж автоматизувати «все і відразу». Для самостійного вивчення підійде програма TMS – перегляньте, які модулі та звіти перекривають ваші поточні болі.

План міграції з Excel на TMS за 30–45 днів

1. Інвентаризація даних. Списки контрагентів, складів/точок, тарифів, типів транспортних засобів, додаткових послуг.
2. Єдині статуси та SLA. Визначте життєвий цикл рейсу (створено → призначено → у дорозі → доставлено → закрито).
3. Пілот на одному потоці. До 2 тижнів. Точні критерії успіху (час планування, % on-time, кількість помилок).
4. Навчання та ролі. Диспетчер, супервайзер, бухгалтерія/документообіг, підрядники.
5. Інтеграції. Мінімально необхідне: вивантаження замовлень з ERP та повернення статусів/витрат.
6. Розширення. Підключайте нові потоки/регіони, телематику, ЕДО, мобільні програми.

Типові заперечення та як з ними працювати

• «Нам і так нормально». Порівняйте цифри часу на планування та % запізнень за минулий місяць — картина стане очевидною.
• «Складно і довго впроваджувати». Пілот на одному потоці займе 2-4 тижні, решта масштабується шаблонами.
• «Дорого». Порахуйте годинник людей та штрафи — часто TMS окупається за 1–2 місяці.
• «Опір команди». Увімкніть лінійних користувачів у пілот, а процес навчання зробіть частиною робочого часу.

Як вибрати TMS під себе: 12 критеріїв

1. Планування та автопризначення перевізників.
2. Маршрутизація та обмеження вікон доставки.
3. Трекінг, ETA, повідомлення.
4. Мобільний додаток водія (POD, фото, коментарі, офлайн).
5. Гнучка тарифікація та додаткові послуги.
6. Документообіг (зокрема електронний).
7. KPI та дашборди з SLA/вартості.
8. Інтеграція з ERP/CRM/WMS та телематикою.
9. Права доступу та аудит дій.
10. Продуктивність під час зростання рейсів та користувачів.
11. Навчання, документація, підтримка.
12. Прозора вартість володіння (ліцензії, впровадження, супровід).

Excel гарний як стартова точка, але щойно збільшується кількість рейсів, учасників та вимог до термінів, таблиці перетворюються на вузьке шийку. TMS закриває критичні ризики – від планування та трекінгу до документів та KPI – і дає бізнесу прозорість та передбачуваність. Почніть із пілота і порівняйте цифри — рішення стане очевидним.